Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту 1. Общие положения 1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании. ВСпоДО должен знать: 1.4.1.

Специалист по делопроизводству. Должностная инструкция.

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП). Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании. Методы оформления и обработки документов. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

Персональный компьютер: программы - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС - не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон). Схемы документооборота. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

Системы организации контроля исполнения документов. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. Основы экономики, организации производства, труда и управления. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации. Правила эксплуатации вычислительной техники. Правила внутреннего трудового распорядка компании. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

Планирование обучения подчиненного персонала. Системы мотивации. 1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется: 1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании. Положением о документообороте компании.

Настоящей должностной инструкцией. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

Трудовым договором. Положением о персонале. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. Должностные обязанности ВСпоДО: 2.1.

Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Выполняет поручения непосредственного руководителя - начальника административного отдела и Генерального директора компании. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

Планирует и ведет обучение подчиненного персонала. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

Права ВСпоДО имеет право: 3.1. Выносить на рассмотрение Генерального директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата - форм и методов работы с документами. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. Ответственность ВСпоДО несет ответственность: 4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями: 5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

С юридическим департаментом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. С хозяйственной службой компании - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр. С департаментом персонала и организационного развития - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.). С департаментом безопасности - по вопросам информационной и экономической безопасности.

'С должностной инструкцией ознакомлен(а)': Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании Дата: ' 20 г. (Личная подпись). О разделе «Образцы договоров» Сайт Договор-Юрист.Ру предоставляет возможность найти и скачать бесплатно бланки или заполненные образцы договоров, заявлений, протоколов, решений и уставов. Документ «Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту» предоставлен для вас в разных форматах: онлайн-версия, DOC, PDF, RTF, ODT, XLS и др.

Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа «Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту» и нуждается в юридически грамотном доведении бланка под нужды физического или юридического лица. И помните: Любые деловые отношения должны быть закреплены договором – никаких устных договорённостей.

Бумага и подпись – лучшее доказательство ваших намерений.